Sveiki atvykę į Inregrra vartotojo vadovą. Šio vadovo tikslas yra detaliai supažindinti vartotojus su Inregrra sistemos funkcionalumais.

Norint sukurti naują registrą bei matyti esamus įmonės registrus ir redaguoti jų nustatymus, rekomenduojama sekti apačioje pateikto ekrano vaizdo paspaudimų seką. Atlikę pavaizduotus pasirinkimus galėsite kurti naują registrą. Apačioje rasite registrų nustatymų išsamią instrukciją, jog galėtumėte sėkmingai sukurti naują registrą bei žinotumėte, ką reiškia kiekvienas registro nustatymas. Pabrėžiame, jog registrus kurti ir redaguoti jau esamų nustatymus, gali tik administratoriaus rolę turintys vartotojai Paspaudus ketvirtuoju numeriu pažymėtą punktą “Sukurti registrą” Jums atsidarys šis langas:
  • Registro pilnas pavadinimas – įveskite registro pilną pavadinimą, kuris bus matomas kuriant ar registruojant naują dokumentą, taipogi dokumento kortelėje bei paieškoje.
  • Registro tipas – galite pasirinkti iš trijų registro tipų: siunčiamų, gaunamų bei vidinių. Jūs turite nuspręsti kokie dokumentai bus talpinami šiame registre, todėl pasirinkite atitinkamą registro tipą. Pasirinkę tipą siunčiami – galėsite pasinaudoti funkciją Kurti dokumentą ir pasirašyti vidiniu ar el. parašu. Pasirinkę tipą Gaunami – galėsite pasirinkti funkciją Registruoti dokumentą ir pasirašyti registraciją vidiniu ar el. parašu. Pasirinkę tipą Vidiniai – galėsite Kurti dokumentą ir Registruoti dokumentą ir pasirašyti vidiniu ar el. parašu.
  • Tik elektroninių dokumentų registras? - Aktyvavus šį nustatymą, registre sistema leis kurti išskirtinai tik el. parašu pasirašomus dokumentus. Jei šio nustatymo neaktyvuosite, registre prieš dokumento kūrimą, galėsite pasirinkti kokiu parašu bus pasirašomas jūsų kuriamas dokumentas.
Paspauskite raudonai apibrėžtą “Papildomi nustatymai” laukelį jog atsidarytų papildomi registro nustatymai. Norint pilnai sukurti registrą, šis veiksmas yra būtinas.
  • Asmenys, daliniai matantys registrą – vartotojai, kurie bus pridėti prie šio punkto, galės matyti registrą kuriant ar registruojant naują dokumentą. Šio bei sekančio punkto esmė yra teisių suteikimas ir prieiga prie kuriamo registro pasirinktiems vartotojams. Nepridėti žmonės registro negalės matyti kurdami ar registruodami naujus dokumentus. Jei šiame nustatyme nėra pridedamas joks asmuo, pagal nutylėjimą, šis registras yra pasiekiamas kurti ir registruoti dokumentus visiems įmonės registruotiems vartotojams.
  • Asmenys, daliniai vykdantys paiešką registre – panašiai veikia kaip ir viršuje esanti funkcija. Norint jog vartotojai galėtų naršyti šio registro dokumentuose bei rasti per paiešką, reikėtų juos pridėti prie šio punkto. Kaip ir praeitame nustatyme, prie šio parametro neįtraukus jokio vartotojo, pagal nutylėjimą, šiame registre gali atlikti dokumentų paiešką visi registruoti vartotojai.
  • Registro trumpas pavadinimas – rekomenduojame įrašyti tokį patį pavadinimą kaip ir registro pilname pavadinime, kurį užpildėte pačioje pradžioje arba dėl patogumo įrašyti registro pavadinimo trumpinį.
  • Registro numeris – nurodomas registro numeris, kitaip vadinamas trumpiniu, kuris matysis sistemoje ir dokumentuose, kai juos užregistruosite. Kaip pavyzdys, jeigu turite registrą pavadinimu “Sąskaitos faktūros”, jo numeris galėtų būti SF1 arba tiesiog SF. Viskas priklauso nuo įmonės ar įstaigos vidinės tvarkos. Užregistravus dokumentą šiame registre, jis įgautų numerį SF-(jo eilės numeris registre).
  • Rūšis – tai yra registrų suskirstymas į rūšių blokus, į kuriuos priskyrus registrą, jis paieškoje ir pasirinkime kuriant naują dokumentą, bus atvaizduojamas struktūrizuotame sąraše.
  • Dokumento terminas dienomis – kuriant naują dokumentą visuomet galite pasirinkti dokumento terminą. Pasirinkę termina naudodami šią registro funkciją, jis pagal nutylėjimą atsiras kiekviename dokumente, kuris bus kuriamas šiame registre.
  • Būklė po sukūrimo – sukūrus naują dokumentą šiame registre automatiškai yra nustatoma dokumento būklė. Galite pasirinkti norimą būklę po dokumento sukūrimo šiame registre. Jeigu registrą naudosite dokumentams kuriems reikės parašo ar vizavimo rekomenduojame palikti būklę „Projektas“. Jeigu dokumentų nereikės perduoti pasirašyti, ar vizuoti, pasirinkite būklę “Laukia registravimo”. Pasirinkus būklę “Registruota”, sukurtas dokumentas automatiškai užsiregistruos, o pasirinkus būklę “Atlikta”, tik jį sukūrus, jis jau bus skaitomas kaip pilnai įvykdytas.
  • Būklė po registravimo – užregistravus naują dokumentą šiame registre automatiškai yra nustatoma dokumento būklė. Galite pasirinkti norimą būklę po dokumento registravimo šiame registre. Rekomenduojame palikti būklę „Registruota“, jeigu norite, kad dokumentas nukeliautų į dokumento gavėjo darbastalį. Pasirinkus būsena “Atlikta”, dokumentas nenukeliaus gavėjui į jo darbastalį, tačiau bus pasiekiamas per sistemos paiešką.
  • Sekretorius – tai galimybė nurodyti dokumento sekretorių. Dokumento sekretorius vykdo dokumento registravimo funkciją, t.y. jei registras yra vidinio ar siunčiamo tipo, po pasirašymo dokumentas nukeliaus pas dokumento sekretorių, jei toks bus nurodytas. Jei sekretorius nebus nurodytas, už dokumento registraciją registre, bus atsakingas pats dokumento kūrėjas.
  • Dokumento paskutinis numeris – galite įvesti pasirinktą numerį, nuo kurio, eilės tvarka, toliau tęsis dokumento numeracija. PVZ: jeigu pradėjote dirbti su sistema nuo metų vidurio, tačiau turite jau popieriniu variantu užregistruota 50 dokumentų, bei jų nenorite sukelti į sistemą, o tęsti dokumentų registraciją ir kūrimą sistemoje, tuomet turėtumėte įvesti paskutinį numerį – 50. Sekantis kuriamas dokumentas bus 51.
  • Registro šablonas – tai šablonas, pagal kurį sudaromas dokumento numeris. Standartiškai nustatyta kad rodytų $JOURNAL-$NR ($JOURNAL - Registro numeris, $NR - Dokumento eilės numeris). Galima papildyti norimą atvaizdavimą dar keliomis funkcijomis kaip :

-$YEAR - Rodys dokumento sukūrimo metus,

-$MONTH - Rodys dokumento sukūrimo mėnesį,

-$DAY - Rodys dokumento sukūrimo dieną.

Galima pasirinkti tokį kiekį atvaizduojamų funkcijų kiek norite. Svarbu - po kiekvienos funkcijos parašymo neturi būti tarpo, juos turi skirti brūkšnys “-”. Pvz norite kad dokumentą atvaizduotų su visomis pasirinktinomis funkcijomis, tada reikia rašyti “$JOURNAL-$NR-$YEAR-$MONTH-$DAY” (be kabučių).
  • Gavėjas(-ai) pagal nutylėjimą – galimybė nurodyti dokumento gavėjus pagal nutylėjimą. Kurdami ar registruodami dokumentą šiame registre, laukelyje „Gavėjas“ automatiškai matysite visus įvestus gavėjus pasinaudojant šia funkcija.
  • Siuntėjas(-ai) pagal nutylėjimą – galimybė nurodyti dokumento siuntėjus pagal nutylėjimą. Kurdami ar registruodami dokumentą šiame registre, laukelyje „Siuntėjas“ automatiškai matysite visus įvestus gavėjus pasinaudojant šia funkcija.
  • Vizuotojas(-ai) pagal nutylėjimą – Vidiniams arba siunčiamiems dokumentams galimybė nurodyti vizuotojus pagal nutylėjimą. Toks pats veikimo principas kaip ir viršuje paminėtos funkcijos. Svarbu atkreipti, jog vizuotojais gali būti TIK įmonės paskyroje registruoti vartotojai.
  • Pasirašantys asmenys pagal nutylėjimą – Vidiniams arba siunčiamiems dokumentams galimybė nurodyti pasirašančiuosius pagal nutylėjimą. Toks pats veikimo principas kaip ir viršuje paminėtos funkcijos.
  • Integracijos kodas – užpildomas vykdant integraciją su kitomis išorinėmis sistemomis. Šio laukelio pildymas yra skirtas tik UAB Idamas aptarnaujančiam darbuotojui, todėl rekomenduojame palikti tuščią.
  • Slaptas? – galimybė nurodyti, jog slaptumo žymė bus visada uždėta kuriant dokumentą. Tai reiškia, jog dokumento kortelėje esamos laikmenos ir informacija matysis tik tiems vartotojams, kurie turi teises juos matyti (t.y. yra dokumento valdymo dalyviai), atsidarius dokumento kortelę. Užvedus pelės kursorių ant dokumento kortelės, pastebėsite pranešimą, jog dokumento turinys yra slaptas.
  • Naudojamos dokumentų versijos? – redaguojant dokumentą susikurs naujos dokumentų versijos, kuriose galima matyti originalaus dokumento pakeitimus. PVZ: jeigu redaguosite dokumentą 5 kartus, sistema sukurs 6 skirtingas dokumento versijas, kuriose bus matomi visi redagavimai bei, kas juos atliko. Jeigu nustatymas nebus pažymėtas, visi redagavimai bus įrašomi į originalų dokumentą.
  • Leidžiama registruoti atgaline data? – galimybė registruoti dokumentus atgaline data šiame registre.
  • Numeracija tęsiama po metų pabaigos? – galimybė tęsti arba netęsti dokumento numeraciją šiame registre po metų pabaigos.
  • Naudojamas? – galimybė nurodyti, ar šiuo metu registras yra naudojamas, ar ne. Jei šis nustatymas nebus pažymėtas, registras nebus tarp pasirenkamų registrų prieš kuriant dokumentą. Rekomenduojama naudoti šią funkciją tam, kad netrintumėte nereikalingo registro, galite jį tiesiog padaryti nenaudojamu, o esant reikalui jį vėl padaryti naudojamą.
  • Leidžiama kurti neprisegant failų? – galimybė kurti dokumentą neprisegant failų laikmenų. Nerekomenduojame šios funkcijos įgalinti, kadangi vartotojai retkarčiais sukuria dokumentą be laikmenos to nenorėdami, kadangi neparodomas pranešimas, jog laikmena nėra prisegta kuriant dokumentą.
  • Priskirti bylas – galimybė priskirti bylas prie registro. Kuriant ar registruojant naują dokumentą registre suteikiama galimybė registrą išskaidyti į skirtingas bylas, kuriose bus laikomi failai.