Sveiki atvykę į Inregrra vartotojo vadovą. Šio vadovo tikslas yra detaliai supažindinti vartotojus su Inregrra sistemos funkcionalumais.
Norint sukurti naują bylą bei pamatyti esamas bylas, rekomenduojame sekti apačioje pateikto ekrano vaizdo paspaudimų seką. Atlikę pavaizduotus pasirinkimus galėsite kurti naują bylą. Apačioje rasite bylų nustatymų išsamią instrukciją, kuri padės sėkmingai sukurti naują bylą bei paaiškins, ką reiškia kiekvienas registro nustatymas. Kurdami bylas, jas galėsite iš karto priskirti prie jau esamų registrų. Bylų esmė yra galimybė suskirstyti vieną registrą į kelias bylas. Jeigu registras suskaidomas į bylas, jį pasirinkus kuriant ar registruojant naują dokumentą, visada bus būtina nurodyti ir registro bylą.
Paspaudus ketvirtuoju numeriu pažymėtą punktą “Sukurti naują bylą”, Jums atsidarys naujos kuriamos bylos nustatymų pildymo forma.
Formoje esantys nustatymai ir jų reikšmė:
Paspaudus ketvirtuoju numeriu pažymėtą punktą “Sukurti naują bylą”, Jums atsidarys naujos kuriamos bylos nustatymų pildymo forma.
Formoje esantys nustatymai ir jų reikšmė:
- Byla – matomas bylos pavadinimas, kuris figūruos dokumentuose, registruose, paieškoje ir t.t.
- Priklauso registrams – šiame nustatyme, galite priskirti kuriant norimam registrui. Viena byla gali priklausyti neribotam kiekiui registrų.
- Bylos numeris – nurodomas bylos numeris, kuris įtraukiamas sudarant registruojamo dokumento numerį. Jeigu byla papildo registrą, kurio numeris SF1 ir bylos numeris yra 25, tuomet registruojant dokumentą registre, kurio sekantis registruoto dokumento eilės numeris bus 87, numeracija gali atrodyti taip – SF1-25-87.
- Pašalinimo iš archyvo laikas metais – pasirenkamas skaičius po kiek metų bylos dokumentai bus pašalinti iš archyvo. Galima pasirinkti nuo 1 iki 25 metų.
- Pasirenkama pagal nutylėjimą? – pažymėkite varnele šią skiltį, jeigu norite, kad byla, esančiuose registruose kuriant ar registruojant naują dokumentą, būtų automatiškai pasirenkama ir to nereikėtų kas kartą daryti rankiniu būdu.
- Dokumento terminas dienomis – įrašę dienų kiekį šiame nustatyme, jūs parinksite, kiek bus pagal nutylėjimą nustatomas visiems dokumentams numatytas terminas, kuriant jį šioje byloje.
- Perkėlimo į archyvą laikas metais – pasirenkamas skaičius, po kiek metų bylų dokumentai bus perkeliami į archyvą.
- Saugojimo terminas – pasirinkite kiek laiko būtų saugomos bylos sistemoje. Galite pasirinkti nuolatinį saugojimą arba metų skaičių.
- Teisės aktas – jeigu Jūsų įmonė turi priskirtus teisės aktus pagal kuriuos yra aprašytos bylos, tą numerį galite pažymėti būtent čia.
- Veikla – tai yra bylų suskirstymas į veiklas/rūšis, tad reikėtų priskirti bylą prie vienos iš jau sukurtų veiklų.
- Pastabos – galite pažymėti pastabas susijusias su byla ar Jums reikalingą informaciją.
- Yra dokumentacijos plano papildyme (tęstinis bylos nustatymas*) – pažymėkite jeigu turite dokumentacijos plano papildyme aprašytą kuriamą bylą.
- Asmenys, daliniai matantys bylą – kaip ir registruose, vartotojai, kurie bus pridėti prie šio punkto, galės matyti bylą registre kuriant ar registruojant naują dokumentą. Nepridėti žmonės bylos negalės matyti kurdami ar registruodami naujus dokumentus.
- Leisti pasirinkti kuriant/registruojant dokumentą? – nuėmus varnelę, bylos registre kuriant dokumentą ar jį registruojant, šios bylos kaip pasirinkimo nematysite (byla bus neaktyvi). Būtina pažymėti varnele, jog matytumėte bylą registre, kaip pasirinkimą kurti ar registruoti dokumentus.
- Administruojantis dalinys – pasirinkite dalinį, kuris administruos bylą. Tai reiškia, kad pasirinktas dalinys bus paskirtas, kaip atsakingas už dokumentus, kurie bus registruojami kuriamoje byloje.