Integrra vartotojo vadovas

Pasirinkus Kurti įvykį, pasirodo iššokantis langas, kuriame galima įrašyti norimą paskelbti įvykio tekstą, prisegti laikmenas, peržiūrėti, paskelbti. Pažymėjus varnele pasirinkimą - Įvykį skelbsite, įvykis bus matomas visiems Jūsų įstaigos vartotojams. Nepažymėjus varnelės, įvykį matys tik asmuo ar asmenys, ar daliniai, kurie bus pasirinkti.

Pasirinkus Registruoti dokumentą, atsidaro naujas langas, kuriame galima pasirinkti: naujo kuriamo dokumento registrą, dokumento tipą (ar tai bus paprastas ar el. parašu pasirašytas dokumentas). Yra galimybė pasirinkti jau sukurtus šablonus.

Kurti naują - Registruoti dokumentą - Paprastas dokumentas

Registruojant paprastą dokumentą, svarbiausia suvesti visus reikalaujamus duomenis, kurie pažymėti raudona žvaigždute.  Laukelyje Siuntėjas atvaizduojamas asmuo siunčiantis dokumentą. Gavėjas - kontaktas, kuriam adresuotas dokumentas. Dokumento antraštę galite pasirinkti iš esamų šablonų arba sukurti patys. Jeigu turite pastebėjimų, juos įrašykite Pastabos langelyje. Dokumento terminas, per kurį turi pasirašyti gavėjas, nurodomas Terminas skiltyje. Papildomai galite nustatyti asmenį, kuris atliks dokumento Kontrolę. Galima susieti kitą dokumentą su jau kuriamu. Pasirinkus Riboto naudojimo žymą, tą dokumentą matys tik su juo susiję asmenys. Kuriamą dokumentą galima pridėti prie šablonų. Registruojant dokumentą yra papildomas funkcionalumas – Priminimas. Pasirinkę šią funkciją galėsite el. paštu ir nustatytu laiku priminti gavėjui apie dokumentą. Tai patogus sprendimas valdant sutartis. Uždėjus varnelę ant „Priminti?“, dokumento registravimo lange matysite daugiau pasirinkimų. Laiško tema – Galite įrašyti norimą el. laiško temą. [DOK_NR] – šioje vietoje bus įrašomas dokumento numeris, rekomenduojame jo netrinti. Laiško tekstas – Galite tekstą sukurti savo arba pasinaudoti jau esamu. Tekstas, kuris yra skliausteliuose, bus automatiškai pakeistas. Pvz. [DOK_DATA] – šioje vietoje bus automatiškai įrašyta dokumento data. Kam priminti -  Šiame laukelyje galite pasirinkti darbuotojus, dalinius ar išorinius kontaktus, kuriam ar kuriems norite išsiųsti dokumento priminimą. Taip pat galite iš karto susikurti, jeigu neturite, išorinio kontakto paspaudę Kurti fizinį asmenį ar Kurti juridinį asmenį. Kada priminti – pasirinkite tikslią datą kada norite, kad sistema primintų apie dokumentą. Papildomai priminti – galite pasirinkti ir papildomą priminimą pagal nustatytą laiką.

Kurti naują - Registruoti dokumentą - El. parašu pasirašytas dokumentas

Registruojant el. parašu pasirašytą dokumentą, svarbiausia suvesti visus reikalaujamus duomenis, kurie pažymėti raudona žvaigždute. Pasirinkite tinkamą dokumentą paspaudę Choose File ir iškart matysite jo bendrą struktūrą. Taip pat galite ir susieti kuriamą dokumentą su jau esamu. Riboto naudojimo žymė nurodo, kad dokumentą galės peržiūrėti tik su dokumentu susiję asmenys. Registruojant dokumentą yra papildomas funkcionalumas – Priminimas. Pasirinkę šią funkciją galėsite el. paštu ir nustatytu laiku priminti gavėjui apie dokumentą. Tai patogus sprendimas valdant sutartis. Uždėjus varnelę ant „Priminti?“, dokumento registravimo lange matysite daugiau pasirinkimų. Laiško tema – Galite įrašyti norimą el. laiško temą. [DOK_NR] – šioje vietoje bus įrašomas dokumento numeris, rekomenduojame jo netrinti. Laiško tekstas – Galite tekstą sukurti savo arba pasinaudoti jau esamu. Tekstas, kuris yra skliausteliuose bus automatiškai pakeistas. Pvz. [DOK_DATA] – šioje vietoje bus automatiškai įrašyta dokumento data. Kam priminti -  Šiame laukelyje galite pasirinkti darbuotojus, dalinius ar išorinius kontaktus, kuriam ar kuriems norite išsiųsti dokumento priminimą. Taip pat galite iš karto susikurti, jeigu neturite, išorinio kontakto paspaudę Kurti fizinį asmenį ar Kurti juridinį asmenį. Kada priminti – pasirinkite tikslią datą, kada norite, kad sistema primintų apie dokumentą. Papildomai priminti – galite pasirinkti ir papildomą priminimą pagal nustatytą laiką.

Pasirinkus Kurti dokumentą, atsidaro naujas langas, kuriame galima pasirinkti: naujo kuriamo dokumento registrą, dokumento tipą (ar tai bus paprastas ar el. parašu pasirašytas dokumentas). Yra galimybė pasirinkti jau sukurtus šablonus. Taip pat galite pasirinkti masinį dokumentų kūrimą.

Kurti naują - Kurti dokumentą - Paprastas dokumentas

Kuriant paprastą dokumentą, svarbiausia suvesti visus reikalaujamus duomenis, kurie pažymėti raudona žvaigždute.  Laukelyje Siuntėjas atvaizduojamas asmuo siunčiantis dokumentą. Gavėjas - kontaktas, kuriam bus adresuotas dokumentas. Dokumento antraštę galite pasirinkti iš esamų šablonų arba sukurti patys. Jeigu turite pastebėjimų, juos įrašykite Pastabos langelyje. Pažymėjus varnele Dokumentą vizuos, galima priskirti asmenį dokumento vizavimui. Vizavimo būdai: lygiagretus vizavimas – visi priskirti vizavimui asmenys gali vizuoti vienu metu, nuoseklus vizavimas – dokumentą asmenys vizuos iš eilės pagal suvestus asmenis (pirmas pavizuos tas, kuris pirmas suvestas ir t.t.) Dokumentą pasirašys - laukelyje įrašomas asmuo, kuris pasirašys dokumentą. Dokumento terminas, per kurį turi pasirašyti gavėjas, nurodomas Terminas skiltyje. Galima susieti kitą dokumentą su jau kuriamu. Pasirinkus Riboto naudojimo žymą, tą dokumentą matys tik su dokumentu susiję asmenys. Kuriamą dokumentą galima pridėti prie šablonų. 

Kurti naują - Kurti dokumentą - El. parašu pasirašytas dokumentas

Kuriant el. parašu pasirašytą dokumentą, svarbiausia suvesti visus reikalaujamus duomenis, kurie pažymėti raudona žvaigždute.  Laukelyje Siuntėjas atvaizduojamas asmuo siunčiantis dokumentą. Gavėjas - kontaktas, kuriam bus adresuotas dokumentas. Dokumento antraštę galite pasirinkti iš esamų šablonų arba sukurti patys. Jeigu turite pastebėjimų, juos įrašykite Pastabos langelyje. Pažymėjus varnele Dokumentą vizuos, galima priskirti asmenį dokumento vizavimui.  Dokumentą pasirašys - laukelyje įrašomas asmuo, kuris pasirašys dokumentą. Dokumento terminas, per kurį turi pasirašyti gavėjas, nurodomas Terminas skiltyje. Galima susieti kitą dokumentą su jau kuriamu. Pasirinkus Riboto naudojimo žymą, tą dokumentą matys tik su dokumentu susiję asmenys. Kuriamą dokumentą galima pridėti prie šablonų.

Kurti naują - Kurti dokumentą - Masinis dokumentų kūrimas

Masinis dokumentų pasirašymas su fiziniais asmenimis. Pasinaudojus šia funkcija galite išsiųsti vieną šablonišką dokumentą daugiau nei vienam vartotojui. Atsidariusiame lange suveskite žvaigždute pažymėtus duomenis. Atsisiųskite Šablonas excel ir Šablonas word dokumentus. Taip pat galite pasirinkti kokiu būdu gavėjai gaus dokumentą.  Atidarius excel laikmeną ja galite koreguoti. Svarbiausi yra trys pirmieji stulpeliai (Vardas, Pavardė, El. pašto adresas), kadangi pagal juos sistema fiziniam asmeniui sukurs paskyrą "INTEGRRA" sistemoje. Kiti stulpeliai gali būti pildomi pagal kiekvieno poreikį. Atsidarius word laikmeną matome kodus: ${COL1}, ${COL2}, ${COL3} ir t.t. Pagal šiuos kodus sistema automatiškai paims informaciją iš excel laikmenos. Pvz., jeigu jūsų rengiamame word dokumente reikia, kad būtų įrašytas dokumento gavėjo vardas, tuomet toje vietoje rašoma excel stulpelio reikšmė, kurioje parašyti vardai ${COL2} ir t.t. Paruoštas excel ir word laikmenas pridėkite į dokumentą. Dokumentas bus sukurtas pagal excel ir word šablonuose pateiktus duomenis. Sistema suformuos ir išsiųs tiek dokumentų, kiek asmenų bus nurodyta excel laikmenoje. Paruoštas dokumentas, pagal pavyzdžio šabloną atrodytų štai taip:    Simbolius ${COL1}, ${COL2}, ${COL3} ir t.t., galite suvesti į bet kokį dokumentą ir toje vietoje bus automatiškai suvesti duomenys iš excel laikmenos. Įkėlus paruoštus excel ir word laikmenas, atsidaro visas dokumento redagavimo langas. Teisingai sugeneravus dokumentus, jų kiekis bus atvaizduotas lange. Paspaudus ant jų numerio, atsidarys papildomas langas, kuriame matysite visus sugeneruotus dokumentus.

Paspaudus Kurti užduotį, galėsite sukurti užduotį gavėjui. Svarbiausia suvesti visus reikalaujamus duomenis, kurie pažymėti raudona žvaigždute. Norint pasirinkti, kad užduotis pasikartotų - pažymėkite Pasikartojanti užduotis ir pasirinkite kas kiek laiko ji pasikartos. 

Paspaudę Kurti vartotoją, galite sukurti naują vartotoją savo įmonei. Naują vartotoją gali kurti administratoriaus rolę turintis asmuo. Svarbiausia suvesti visus reikalaujamus duomenis, kurie pažymėti raudona žvaigždute. Pasirinkite rolę, pareigas ir dalinius. Pažymėjus varnele skiltį Siųsti vartotojui kvietimą el. paštu, naujas vartotojas gaus pakvietimą į savo el. paštą. Rolės Sistemoje yra 4 rolės: darbuotojas, registratorius, vadovas ir administratorius. Darbuotojas – turi galimybę kurti įvykius, dokumentus, atlikti dokumentų paiešką, vizuoti, perduoti vizuoti, pasirašyti, pexrduoti pasirašyti, peržiūrėti dokumentus. Registratorius – gali viską tą pati kaip darbuotojo rolę turintis asmuo, bet papildomai gali registruoti iš išorės gautą dokumentą. Vadovas – gali viską tą pati kaip registratoriaus rolę turintis asmuo, bet papildomai gali kurti užduotis (tiek tiesiogiai, tiek iš dokumento), matyti savo pavaldinių darbus, perduoti dokumentą susipažinti, prieinamas ataskaitų modulis. Administratorius – gali viską tą pati kaip vadovo rolę turintis asmuo, bet papildomai pasiekiami įmonės nustatymai. Juose jis gali konfigūruoti įmonės DVS.  Gali kurti/redaguoti/ištrinti vartotojus, kurti/redaguoti/ištrinti dalinius, kurti/redaguoti/ištrinti pareigas, kurti/redaguoti/ištrinti pavadavimus, kurti/redaguoti/paslėpti išorinius kontaktus, kurti/redaguoti/ištrinti/eksportuoti dokumentus, kurti/redaguoti/ištrinti periodines užduotis, nustatyti pasirašymo formatus, nustatyti registraciją iš el. pašto, kurti/redaguoti/ištrinti registrus, bylas. Pasiekiamas veiksmų žurnalas bei duomenys apie sistemą. Dokumentų veiksmų istorijoje administratoriaus rolę turintiems asmenims rodomas IP adresas iš kokio buvo atliekamas vienas ar kitas veiksmas.

Paspaudus Kurti registrą galėsite sukurti naują registrą įmonės viduje. Svarbiausia suvesti visus reikalaujamus duomenis, kurie pažymėti raudona žvaigždute. Galite pasirinkti asmenis ar dalinius, kurie gali matyti ir vykdyti paiešką registre.  Pasirinkus sekretorių, asmuo vykdys dokumento registravimo funkciją registre. Vizuotojas (-ai) pagal nutylėjimą, asmenys kuriems automatiškai bus priskirta registro dokumentų vizavimo funkcija kuriant dokumentą tame registre.  Galite pasirinkti asmenis, kurie vykdys dokumentų pasirašymą registre (kuriamame dokumente, asmuo bus automatiškai pridedamas šiame registre). Taip pat galite pasirinkti kontrolės tipą, bei kontrolierių. Paskutiniame, kuriamo registro pasirinkime, galite priskirti bylas. Suvedus duomenis, spauskite Sukurti registrą.