Sveiki atvykę į Integrra vartotojo vadovą. Šio vadovo tikslas yra detaliai supažindinti vartotojus su Integrra sistemos funkcionalumais.
Sveiki atvykę į INTEGRRA vartotojo vadovą. Šio vadovo tikslas yra detaliai supažindinti vartotojus su dokumentų ir užduočių valdymo sistemos funkcijomis bei ypatumais.
Prie sistemos prisijungti galite internetiniu adresu http://www.integrra.lt
Šiame punkte informacija yra skirta sistemą administruojantiems vartotojams, kurių rolė sistemoje yra „administratorius“ (jeigu sistemos neadministruojate ir turite kitokią rolę negu „administratorius“, galite šį punktą praleisti). Greičiausiai su Integrra dokumentų valdymo sistema dirbsite pirmą kartą, todėl labai rekomenduojame susipažinti su visa pateikta informacija šioje skiltyje. Integrra komanda rekomenduoja pradėti šviežiai dirbti su sistema naudojant mūsų pateiktą metodiką.
Norint sėkmingai pradėti dirbti bei į Jūsų įmonės paskyrą įtraukti visus norimus darbuotojus, reikia sekti tam tikrus žingsnius bei sistemoje eilės tvarka sukurti:
Dalinius.
Vartotojų pareigas.
Pridėti naujus vartotojus.
Registrus.
Bylas.
Pradėkime nuo dalinių kūrimo. Didelės reikšmės, jeigu sukursite dalinius ar vartotojų pareigas pirmiau, nėra, tačiau tai turi būti daroma prieš sukuriant naujus vartotojus. Kuriant naują vartotoją, jis yra priskiriamas jau sukurtiems daliniams bei pareigoms. Jeigu nebūsite sukūrę dalinių ar vartotojo pareigų, tuomet naujas vartotojas jų neturės.
Kuriant naują dalinį, svarbiausia suvesti visus reikalaujamus duomenis, kurie pažymėti raudona žvaigždute. Papildomai galite suvesti ir naujo dalinio kontaktinę informaciją. Dalinį galite priskirti prie kito dalinio. Suvedus duomenis, spauskite Sukurti naują dalinį.
Jeigu sėkmingai sukūrėte dalinius, galite tęsti ir sukurti pareigas. Kaip jau ir minėta, pareigos bus priskirtos kuriant naują vartotoją. Kadangi pareigos sistemoje nesuteikia teisių taip kaip daro „rolės“, galite sukurti visas aktualias pareigas, kurias užima būsimi sistemos vartotojai, t.y jūsų darbuotojai. Pareigų kiekis nėra ribotas, todėl galite sukurti įvairių pareigų tiek, kiek Jums reikalinga.
Įmonės nustatymai dalyje paspauskite Informacija apie vartotojus ir pasirinkite Pareigos. Šioje dalyje galite Sukurti naują pareigybę, arba redaguoti jau esamą. Taip pat galite pasinaudoti greita arba išplėstine paieška sukurtai pareigai rasti.
Kuriant ar redaguojant pareigybes, svarbiausia suvesti visus reikalaujamus duomenis, kurie pažymėti raudona žvaigždute. Kuo mažesnis Svoris (rūšiavimui) skaičius, tuo svarbesnės pareigos įmonėje ir tuo daugiau vartotojas turės galimybių INTEGRRA sistemoje. Pvz. direktorius 1, administratorius 2, darbuotojas 10. Skaičiai turi būti nuo 1 iki 10.
Kadangi jau sukūrėte pareigas ir dalinius, toliau galite pridėti kolegas bei sukurti naujus vartotojus. Prie jūsų įmonės Integrra paskyros galite pridėti visus asmenis, kurie turi veikiantį el.paštą, net jei tai ir būtų žmogus ne iš jūsų darbovietės. Sukūrę naują vartotoją bei esant reikalui, jį visuomet galite pašalinti iš sistemos. Tai reiškia, jog žmogus nebeturės prieigos prie jūsų įmonės paskyros bei visų dokumentų.
Paspaudę Kurti vartotoją, galite sukurti naują vartotoją savo įmonei. Naują vartotoją gali kurti administratoriaus rolę turintis asmuo. Svarbiausia suvesti visus reikalaujamus duomenis, kurie pažymėti raudona žvaigždute. Pasirinkite rolę, pareigas ir dalinius. Pažymėjus varnele skiltį Siųsti vartotojui kvietimą el. paštu, naujas vartotojas gaus pakvietimą į savo el. paštą.
Rolės
Sistemoje yra 4 rolės: darbuotojas, registratorius, vadovas ir administratorius.
Darbuotojas – turi galimybę kurti įvykius, dokumentus, atlikti dokumentų paiešką, vizuoti, perduoti vizuoti, pasirašyti, perduoti pasirašyti, peržiūrėti dokumentus.
Registratorius – gali viską tą pati kaip darbuotojo rolę turintis asmuo, bet papildomai gali registruoti iš išorės gautą dokumentą.
Vadovas – gali viską tą pati kaip registratoriaus rolę turintis asmuo, bet papildomai gali kurti užduotis (tiek tiesiogiai, tiek iš dokumento), matyti savo pavaldinių darbus, perduoti dokumentą susipažinti, prieinamas ataskaitų modulis.
Administratorius – gali viską tą pati kaip vadovo rolę turintis asmuo, bet papildomai pasiekiami įmonės nustatymai. Juose jis gali konfigūruoti įmonės DVS. Gali kurti/redaguoti/ištrinti vartotojus, kurti/redaguoti/ištrinti dalinius, kurti/redaguoti/ištrinti pareigas, kurti/redaguoti/ištrinti pavadavimus, kurti/redaguoti/paslėpti išorinius kontaktus, kurti/redaguoti/ištrinti/eksportuoti dokumentus, kurti/redaguoti/ištrinti periodines užduotis, nustatyti pasirašymo formatus, nustatyti registraciją iš el. pašto, kurti/redaguoti/ištrinti registrus, bylas. Pasiekiamas veiksmų žurnalas bei duomenys apie sistemą. Dokumentų veiksmų istorijoje administratoriaus rolę turintiems asmenims rodomas IP adresas iš kokio buvo atliekamas vienas ar kitas veiksmas.
Registrai yra viena iš svarbiausių įmonės nustatymų dalių. Norint sėkmingai dirbti su sistema yra labai svarbu įsisavinti ir perprasti registrų nustatymus bei niuansus, kadangi registruose dažnai galime priskirti vartotojams prieigą prie tam tikrų dokumentų, talpinti visus dokumentus, priskirti įvairias bylas bei atlikti kitas svarbias funkcijas. Norint palengvinti registrų kūrimą, siūlome jums susipažinti su išsamia registrų kūrimo ir funkcionalumų instrukcija, kurioje rasite visą jums reikiamą informaciją.
Svarbu paminėti, jog Integrra komanda pateikia tik standartines rekomendacijas registrų kūrimui, kadangi kiekviena įmonė bei įstaiga turi vadovautis savo vidiniu registrų ar dokumentacijos planu (ar kitokiais vidiniais nurodymais) kurdami registrus savo Integrra įmonės paskyroje.
Norint sukurti naują registrą sekite šiuos veiksmus:
Pasirnkite meniu punktą "Įmonės nustatymai" > "Informacija apie dokumentus, registrus, bylas" >"Registrai"
Paspauskite mygtuką "Sukurti registrą"
Registro pilnas pavadinimas – įveskite registro pilną pavadinimą, kuris bus matomas kuriant ar registruojant naują dokumentą, taipogi dokumento kortelėje bei paieškoje.
Registro tipas – galite pasirinkti iš trijų registro tipų: siunčiamų, gaunamų bei vidinių. Jūs turite nuspręsti kokie dokumentai bus talpinami šiame registre, todėl pasirinkite atitinkamą registro tipą. Pasirinkę tipą siunčiami – galėsite pasinaudoti funkciją Kurti dokumentą ir pasirašyti vidiniu ar el. parašu. Pasirinkę tipą Gaunami – galėsite pasirinkti funkciją Registruoti dokumentą ir pasirašyti vidiniuar el. parašu. Pasirinkę tipą Vidiniai – galėsite Kurti dokumentą ir Registruoti dokumentą ir pasirašyti vidiniu ar el. parašu.
Paspauskite laukelį “Papildomi nustatymai” jog atsidarytų papildomi registro nustatymai. Norint pilnai sukurti registrą, šis veiksmas yra būtina
Asmenys, daliniai matantys registrą – vartotojai, kurie bus pridėti prie šio punkto, galės matyti registrą kuriant ar registruojant naują dokumentą. Šio bei skenačio punkto esmė yra teisių suteikimas ir prieiga prie kuriamo registro pasirinktiems vartotojams. Nepridėti žmonės registro negalės matyti kurdami ar registruodami naujus dokumentus.
Asmenys, daliniai vykdantys paiešką registre – panašiai veikia kaip ir viršuje esanti funkcija. Norint jog vartotojai galėtu naršyti šio registro dokumentuose, juos matyti bei rasti per paiešką, reikėtų juos pridėti prie šio punkto.
Registro trumpas pavadinimas – rekomenduojame įrašyti tokį patį pavadinimą kaip ir registro pilname pavadinime, kurį užpildėte pačioje pradžioje.
Registro numeris – nurodomas registro numeris, kitaip vadinamas trumpiniu, kuris matysis sistemoje ir dokumentuose. Kaip pavyzdys, jeigu turite registrą pavadinimu “Sąskaitos faktūros”, jo numeris galėtų būti SF1 arba tiesiog SF. Viskas priklauso nuo įmonės ar įstaigos vidinės tvarkos.
Rūšis – tai yra registrų suskirstymas į rūšis, tad reikėtų priskirti registrą prie vienos iš jau sukurtų rūšių.
Dokumento terminas dienomis – kuriant naują dokumentą visuomet galite pasirinkti dokumento terminą. Pasirinkę termina naudodami šią registro funkciją, jis pagal nutylėjimą atsiras kiekviename dokumente, kuris bus kuriamas šiame registre.
Būklė po sukūrimo – sukūrus naują dokumentą šiame registre automatiškai yra nustatoma dokumento būklė. Galite pasirinkti norimą būklę po dokumento sukūrimo šiame registre. Jeigu registrą naudosite dokumentams kuriems reikės parašo ar vizavimo rekomenduojame palikti būklę „Projektas“.
Būklė po registravimo – užregistravus naują dokumentą šiame registre automatiškai yra nustatoma dokumento būklė. Galite pasirinkti norimą būklę po dokumento registravimo šiame registre. Rekomenduojame palikti būklę „Registruota“.
Sekretorius – tai galimybė nurodyti dokumento sekretorių. Dokumento sekretorius vykdo dokumento registravimo funkciją, t.y. jei registras yra vidinio ar siunčiamo tipo, po pasirašymo dokumentas nukeliaus pas dokumento sekretorių, jei toks bus nurodytas.
Dokumento paskutinis numeris – galite įvesti pasirinktą numerį, nuo kurio, eilės tvarka, toliau tęsis dokumento numeracija. PVZ: jeigu pradėjote dirbti su sistema nuo metų vidurio, tačiau turite jau popieriniu variantu užregistruota 50 dokumentų, bei jų nenorite sukelti į sistemą, o tęsti dokumentų registraciją ir kūrimą sistemoje, tuomet turėtumėte įvesti paskutinį numerį – 50. Sekantis kuriamas dokumentas bus 51.
Registro šablonas – tai šablonas, pagal kurį sudaromas dokumento numeris. Standartiškai nustatyta kad rodytų $JOURNAL-$NR ($JOURNAL - Registro numeris, $NR - Dokumento numeris). Galima papildyti norimą atvaizdavimą dar keliomis funkcijomis kaip :
-$YEAR - Rodys dokumento sukūrimo metus,
-$MONTH - Rodys dokumento sukūrimo mėnesį,
-$DAY - Rodys dokumento sukūrimo dieną.
Galima pasirinkti tokį kiekį atvaizduojamų funkcijų kiek norite. Svarbu - po kiekvienos funkcijos parašymo neturi būti tarpo, juos turi skirti brūkšnys “-”. Pvz norite kad dokumentą atvaizduotų su visomis pasirinktinomis funkcijomis, tada reikia rašyti “$JOURNAL-$NR-$YEAR-$MONTH-$DAY” (be kabučių)
Gavėjas(-ai) pagal nutylėjimą – galimybė nurodyti dokumento gavėjus pagal nutylėjimą. Kurdami ar registruodami dokumentą šiame registre, laukelyje „Gavėjas“ matysite visus įvestus gavėjus pasinaudojant šia funkcija.
Siuntėjas(-ai) pagal nutylėjimą – galimybė nurodyti dokumento siuntėjus pagal nutylėjimą. Kurdami ar registruodami dokumentą šiame registre, laukelyje „Siuntėjas“ matysite visus įvestus gavėjus pasinaudojant šia funkcija.
Vizuotojas(-ai) pagal nutylėjimą – Vidiniams arba siunčiamiems dokumentams galimybė nurodyti vizuotojus pagal nutylėjimą. Toks pats veikimo principas kaip ir viršuje paminėtos funkcijos.
Pasirašantys asmenys pagal nutylėjimą – Vidiniams arba siunčiamiems dokumentams galimybė nurodyti vizuotojus pagal nutylėjimą. Toks pats veikimo principas kaip ir viršuje paminėtos funkcijos.
Kontrolės tipas – galimybė nurodyti kontrolės tipą pagal nutylėjimą.
- Nekontroliuojama – dokumentas nebus kontroliuojamas pagal nutylėjimą;
- Paprasta kontrolė – būtina nurodyti kontrolierių bei ar dokumentas bus su paprasta kontrole pagal nutylėjimą;
- Ypatinga kontrolė – būtina nurodyti kontrolierių bei ar dokumentas bus su ypatinga kontrole pagal nutylėjimą.
Kontrolierius – Pasirenkamas asmuo, jei aukščiau nurodomas paprastas ar ypatingas kontrolės tipas. Tai vartotojas, kuris po dokumento užregistravimo turės paskutinį kartą patvirtinti jog dokumentas yra atliktas, pažymėdamas „Atlikta“ dokumento kortelės parinkčių juostoje.
Integracijos kodas – užpildomas vykdant integraciją su kitomis išorinėmis sistemomis. Rekomenduojame palikti tuščią.
Slaptas? – galimybė nurodyti, jog slaptumo žymė bus visada uždėta kuriant dokumentą. Tai reiškia, jog dokumento kortelėje esamos laikmenos matysis tik tiems vartotojams, kurie turi teises juos matyti, atsidarius dokumento kortelę. Užvedus pelės kursorių ant dokumento kortelės, pastebėsite pranešimą, jog dokumentas slaptas.
Naudojamos dokumentų versijos? – redaguojant dokumentą susikurs naujos dokumentų versijos, kuriose galima matyti originalaus dokumento pakeitimus. PVZ: jeigu redaguosite dokumentą 5 kartus, sistema sukurs 6 skirtingas dokumento versijas, kuriose bus matosi visi redagavimai bei kas juos atliko.
Leidžiama registruoti atgaline data? – galimybė registruoti dokumentus atgaline data šiame registre.
Numeracija tęsiama po metų pabaigos? – galimybė tęsti arba netęsti dokumento numeraciją šiame registre po metų pabaigos.
Naudojamas? – galimybė nurodyti, ar šiuo metu registras yra naudojamas, ar ne. Tai reiškia, jog registras nebus tarp pasirenkamų registrų prieš kuriant dokumentą. Rekomenduojame naudoti šią funkciją tam, kad netrinti nereikalingo registro, galite jį tiesiog padaryti nenaudojamu, o esant reikalui jį vėl padaryti naudojamą.
Leidžiama kurti neprisegant failų? – galimybė kurti dokumentą neprisegant laikmenų. Nerekomenduojame šios funkcijos įgalinti, kadangi vartotojai retkarčiais sukuria dokumentą be laikmenos to nenorėdami, kadangi neparodomas pranešimas, jog laikmena nėra prisegta kuriant dokumentą.
Priskirti bylas – galimybė priskirti bylas prie registro. Kuriant ar registruojant naują dokumentą registre suteikiama galimybė registrą išskaidyti į skirtingas bylas, kuriose laikomi failai.
Sekantis etapas yra bylų sukūrimas. Šis etapas nėra privalomas norint naudotis sistema, tačiau jis gali būti privalomas pagal Jūsų įmonėje esamus reikalavimus.
Norint sukurti naują bylą bei pamatyti esamas bylas, rekomenduojame sekti apačioje pateikto ekrano vaizdo paspaudimų seką. Atlikę pavaizduotus pasirinkimus galėsite kurti naują bylą. Apačioje rasite bylų nustatymų išsamią instrukciją, jog galėtumėte sėkmingai sukurti naują bylą bei žinotumėte ką reiškią kiekvienas registro nustatymas. Kurdami bylas, jas galėsite iš karto priskirti prie jau esamų registrų. Bylų esmė yra galimybė suskirstyti vieną registrą į kelias bylas. Jeigu registras suskaidomas į bylas, jį pasirinkus kuriant ar registruojant naują dokumentą, visada bus būtina nurodyti ir registro bylą.
Pasirnkite meniu punktą "Įmonės nustatymai" > "Informacija apie dokumentus, registrus, bylas" >"Registrų bylos"
Paspauskite mygtuką "Sukurti naują bylą"
Byla – matomas bylos pavadinimas, kuris figūruos dokumentuose, registruose, paieškoje ir t.t
Priklauso registrams – leidžia pasirinkti kuriant bylą registrus, kuriems ši byla priklausys. Viena byla gali priklausyti neribotam kiekiui registrų.
Bylos numeris – nurodomas bylos numeris, kuris gali figūruoti sudarant registro numerį. Jeigu byla papildo registrą SF1 ir bylos numeris yra 25, tuomet registro numeris sukuriant dokumentą, kurio sekantis numeris bus 87, gali atrodyti taip – SF1-25-87.
Pašalinimo iš archyvo laikas metais – pasirenkamas skaičius po kiek metų bylos dokumentai bus pašalinti iš archyvo. Galima pasirinkti nuo 1 iki 25 metų.
Paspauskite ant punkto „Papildomi nustatymai“ norėdami tęsti bylos kūrimo procesą.
Pasirenkama pagal nutylėjimą? – pažymėkite varnele šią skiltį, jeigu norite jog bylą esančiuose registruose kuriant ar registruojant naują dokumentą būtų automatiškai pasirenkama ir to nereikėtų kas kartą daryti rankiniu būdu.
Dokumento terminas dienomis – kuriant naują dokumentą visuomet galite pasirinkti dokumento terminą. Pasirinkę terminą naudodami šią bylos funkciją, jis pagal nutylėjimą atsiras kiekviename dokumente, kuris bus kuriamas šioje byloje.
Perkėlimo į archyvą laikas metais – pasirenkamas skaičius, po kiek metų bylų dokumentai bus perkeliami į archyvą.
Saugojimo terminas – pasirinkite kiek laiko būtų saugojamos bylos sistemoje. Galite pasirinkti nuolatinį saugojimą arba metų skaičių.
Teisės aktas iš DVS – jeigu Jūsų įmonė turi priskirtus teisės aktus pagal kuriuos yra aprašytos bylos, tą numerį galite pažymėti būtent čia.
Teisės aktas – jeigu Jūsų įmonė turi priskirtus teisės aktus pagal kuriuos yra aprašytos bylos, tą numerį galite pažymėti būtent čia.
Veikla – tai yra bylų suskirstymas į veiklas, tad reikėtų priskirti bylą prie vienos iš jau sukurtų veiklų.
Pastabos – galite pažymėti pastabas susijusias su byla ar Jums reikalingą informaciją.
Yra dokumentacijos plano papildyme – pažymėkite jeigu turite dokumentacijos plano papildyme aprašytą kuriamą bylą.
Asmenys, daliniai matantys bylą – kaip ir registruose, vartotojai, kurie bus pridėti prie šio punkto, galės matyti bylą registre kuriant ar registruojant naują dokumentą. Nepridėti žmonės bylos negalės matyti kurdami ar registruodami naujus dokumentus.
Leisti pasirinkti kuriant/registruojant dokumentą? – nuėmus varnelę, bylos registre, prie kurio priskirta byla nematysite. Būtina pažymėti varnele, jog matytumėte bylą registre.
Administruojantis dalinys – pasirinkite dalinį, kuris administruos bylą. Tai reiškia, kad pasirinktas dalinys bus paskirtas dokumentams kurie bus registruojami kuriamoje byloje.