pagalba@idamas.lt

Sveiki atvykę į Integrra vartotojo vadovą. Šio vadovo tikslas yra detaliai supažindinti vartotojus su Integrra sistemos funkcionalumais.

Svarbiausi sistemos funkcionalumai prieš pradedant dirbti. Jeigu jūsų įmonės paskyroje jau turite sukurtus registrus bei prie sistemos yra pridėta dauguma ar bent dalis darbuotojų, galite pradėti darbą bei kurti ar registruoti dokumentus, atlikti kitas funkcijas. Prieš pradedant dirbti su sistema yra svarbu įsisavinti aktualiausias sistemos funkcijas, kurios kiekvienam darbuotojui pagal užimamas pareigas yra dažniausiai šiek tiek skirtingos. Integrra komanda rekomenduoja susipažinti su apačioje pateiktomis instrukcijomis, kurios padės kiekvienam darbuotojui greičiau ir lengviau perprasti sistemos funkcijas bei sėkmingai dirbti su sistema: Dokumentų registravimas Dokumentų kūrimas Užduočių kūrimas Dokumentų paieška
Pasirinkus Registruoti dokumentą, atsidaro naujas langas, kuriame galima pasirinkti: naujo kuriamo dokumento registrą, dokumento tipą (ar tai bus paprastas ar el. parašu pasirašytas dokumentas). Yra galimybė pasirinkti jau sukurtus šablonus.

Kurti naują - Registruoti dokumentą - Paprastas dokumentas

Registruojant paprastą dokumentą, svarbiausia suvesti visus reikalaujamus duomenis, kurie pažymėti raudona žvaigždute. Laukelyje Siuntėjas atvaizduojamas asmuo siunčiantis dokumentą. Gavėjas - kontaktas, kuriam adresuotas dokumentas. Dokumento antraštę galite pasirinkti iš esamų šablonų arba sukurti patys. Jeigu turite pastebėjimų, juos įrašykite Pastabos langelyje. Dokumento terminas, per kurį turi pasirašyti gavėjas, nurodomas Terminas skiltyje. Papildomai galite nustatyti asmenį, kuris atliks dokumento Kontrolę. Galima susieti kitą dokumentą su jau kuriamu. Pasirinkus Riboto naudojimo žymą, tą dokumentą matys tik su juo susiję asmenys. Kuriamą dokumentą galima pridėti prie šablonų. Registruojant dokumentą yra papildomas funkcionalumas – Priminimas. Pasirinkę šią funkciją galėsite el. paštu ir nustatytu laiku priminti gavėjui apie dokumentą. Tai patogus sprendimas valdant sutartis. Uždėjus varnelę ant „Priminti?“, dokumento registravimo lange matysite daugiau pasirinkimų. Laiško tema – Galite įrašyti norimą el. laiško temą. [DOK_NR] – šioje vietoje bus įrašomas dokumento numeris, rekomenduojame jo netrinti. Laiško tekstas – Galite tekstą sukurti savo arba pasinaudoti jau esamu. Tekstas, kuris yra skliausteliuose, bus automatiškai pakeistas. Pvz. [DOK_DATA] – šioje vietoje bus automatiškai įrašyta dokumento data. Kam priminti -  Šiame laukelyje galite pasirinkti darbuotojus, dalinius ar išorinius kontaktus, kuriam ar kuriems norite išsiųsti dokumento priminimą. Taip pat galite iš karto susikurti, jeigu neturite, išorinio kontakto paspaudę Kurti fizinį asmenį ar Kurti juridinį asmenį. Kada priminti – pasirinkite tikslią datą kada norite, kad sistema primintų apie dokumentą. Papildomai priminti – galite pasirinkti ir papildomą priminimą pagal nustatytą laiką.

Kurti naują - Registruoti dokumentą - El. parašu pasirašytas dokumentas

Registruojant el. parašu pasirašytą dokumentą, svarbiausia suvesti visus reikalaujamus duomenis, kurie pažymėti raudona žvaigždute.  Pasirinkite tinkamą dokumentą paspaudę Choose File ir iškart matysite jo bendrą struktūrą. Taip pat galite ir susieti kuriamą dokumentą su jau esamu. Riboto naudojimo žymė nurodo, kad dokumentą galės peržiūrėti tik su dokumentu susiję asmenys. Registruojant dokumentą yra papildomas funkcionalumas – Priminimas. Pasirinkę šią funkciją galėsite el. paštu ir nustatytu laiku priminti gavėjui apie dokumentą. Tai patogus sprendimas valdant sutartis. Uždėjus varnelę ant „Priminti?“, dokumento registravimo lange matysite daugiau pasirinkimų. Laiško tema – Galite įrašyti norimą el. laiško temą. [DOK_NR] – šioje vietoje bus įrašomas dokumento numeris, rekomenduojame jo netrinti. Laiško tekstas – Galite tekstą sukurti savo arba pasinaudoti jau esamu. Tekstas, kuris yra skliausteliuose bus automatiškai pakeistas. Pvz. [DOK_DATA] – šioje vietoje bus automatiškai įrašyta dokumento data. Kam priminti -  Šiame laukelyje galite pasirinkti darbuotojus, dalinius ar išorinius kontaktus, kuriam ar kuriems norite išsiųsti dokumento priminimą. Taip pat galite iš karto susikurti, jeigu neturite, išorinio kontakto paspaudę Kurti fizinį asmenį ar Kurti juridinį asmenį. Kada priminti – pasirinkite tikslią datą, kada norite, kad sistema primintų apie dokumentą. Papildomai priminti – galite pasirinkti ir papildomą priminimą pagal nustatytą laiką.
Pasirinkus Kurti dokumentą, atsidaro naujas langas, kuriame galima pasirinkti: naujo kuriamo dokumento registrą, dokumento tipą (ar tai bus paprastas ar el. parašu pasirašytas dokumentas). Yra galimybė pasirinkti jau sukurtus šablonus. Taip pat galite pasirinkti masinį dokumentų kūrimą.

Kurti naują - Kurti dokumentą - Paprastas dokumentas

Kuriant paprastą dokumentą, svarbiausia suvesti visus reikalaujamus duomenis, kurie pažymėti raudona žvaigždute.  Laukelyje Siuntėjas atvaizduojamas asmuo siunčiantis dokumentą. Gavėjas - kontaktas, kuriam bus adresuotas dokumentas. Dokumento antraštę galite pasirinkti iš esamų šablonų arba sukurti patys. Jeigu turite pastebėjimų, juos įrašykite Pastabos langelyje. Pažymėjus varnele Dokumentą vizuos, galima priskirti asmenį dokumento vizavimui. Vizavimo būdai: lygiagretus vizavimas – visi priskirti vizavimui asmenys gali vizuoti vienu metu, nuoseklus vizavimas – dokumentą asmenys vizuos iš eilės pagal suvestus asmenis (pirmas pavizuos tas, kuris pirmas suvestas ir t.t.) Dokumentą pasirašys - laukelyje įrašomas asmuo, kuris pasirašys dokumentą. Dokumento terminas, per kurį turi pasirašyti gavėjas, nurodomas Terminas skiltyje. Galima susieti kitą dokumentą su jau kuriamu. Pasirinkus Riboto naudojimo žymą, tą dokumentą matys tik su dokumentu susiję asmenys. Kuriamą dokumentą galima pridėti prie šablonų. 

Kurti naują - Kurti dokumentą - El. parašu pasirašytas dokumentas

Kuriant el. parašu pasirašytą dokumentą, svarbiausia suvesti visus reikalaujamus duomenis, kurie pažymėti raudona žvaigždute.  Laukelyje Siuntėjas atvaizduojamas asmuo siunčiantis dokumentą. Gavėjas - kontaktas, kuriam bus adresuotas dokumentas. Dokumento antraštę galite pasirinkti iš esamų šablonų arba sukurti patys. Jeigu turite pastebėjimų, juos įrašykite Pastabos langelyje. Pažymėjus varnele Dokumentą vizuos, galima priskirti asmenį dokumento vizavimui.  Dokumentą pasirašys - laukelyje įrašomas asmuo, kuris pasirašys dokumentą. Dokumento terminas, per kurį turi pasirašyti gavėjas, nurodomas Terminas skiltyje. Galima susieti kitą dokumentą su jau kuriamu. Pasirinkus Riboto naudojimo žymą, tą dokumentą matys tik su dokumentu susiję asmenys. Kuriamą dokumentą galima pridėti prie šablonų.

Kurti naują - Kurti dokumentą - Masinis dokumentų kūrimas

Masinis dokumentų pasirašymas su fiziniais asmenimis. Pasinaudojus šia funkcija galite išsiųsti vieną šablonišką dokumentą daugiau nei vienam vartotojui. Atsidariusiame lange suveskite žvaigždute pažymėtus duomenis. Atsisiųskite Šablonas excel ir Šablonas word dokumentus. Taip pat galite pasirinkti kokiu būdu gavėjai gaus dokumentą.  Atidarius excel laikmeną ja galite koreguoti. Svarbiausi yra trys pirmieji stulpeliai (Vardas, Pavardė, El. pašto adresas), kadangi pagal juos sistema fiziniam asmeniui sukurs paskyrą "INTEGRRA" sistemoje. Kiti stulpeliai gali būti pildomi pagal kiekvieno poreikį. Atsidarius word laikmeną matome kodus: ${COL1}, ${COL2}, ${COL3} ir t.t. Pagal šiuos kodus sistema automatiškai paims informaciją iš excel laikmenos. Pvz., jeigu jūsų rengiamame word dokumente reikia, kad būtų įrašytas dokumento gavėjo vardas, tuomet toje vietoje rašoma excel stulpelio reikšmė, kurioje parašyti vardai ${COL2} ir t.t. Paruoštas excel ir word laikmenas pridėkite į dokumentą. Dokumentas bus sukurtas pagal excel ir word šablonuose pateiktus duomenis. Sistema suformuos ir išsiųs tiek dokumentų, kiek asmenų bus nurodyta excel laikmenoje. Paruoštas dokumentas, pagal pavyzdžio šabloną atrodytų štai taip:    Simbolius ${COL1}, ${COL2}, ${COL3} ir t.t., galite suvesti į bet kokį dokumentą ir toje vietoje bus automatiškai suvesti duomenys iš excel laikmenos. Įkėlus paruoštus excel ir word laikmenas, atsidaro visas dokumento redagavimo langas. Teisingai sugeneravus dokumentus, jų kiekis bus atvaizduotas lange. Paspaudus ant jų numerio, atsidarys papildomas langas, kuriame matysite visus sugeneruotus dokumentus.
Paspaudus Kurti užduotį, galėsite sukurti užduotį gavėjui. Svarbiausia suvesti visus reikalaujamus duomenis, kurie pažymėti raudona žvaigždute. Norint pasirinkti, kad užduotis pasikartotų - pažymėkite Pasikartojanti užduotis ir pasirinkite kas kiek laiko ji pasikartos. 

Paieška

Paspaudus Paieška, atsiveria naujas langas, kuriame galite ieškoti dokumento pagal įvairius kriterijus:
  • Numeris
  • Registras
  • Antraštė
  • Siuntėjas
  • Gavėjas
  • Rengėjas
Senesni nei 30 dienų dokumentai ieškomi pažymėjus varnele. 

Paieška – Greitoji paieška

Galite pasinaudoti Greita paieška, ją galite matyti puslapio viršuje. Galite įrašyti dokumento ar užduoties numerį, registrą, siuntėjo ar gavėjo vardą, pavardę, įmonės pavadinimą, taip pat pagal dokumento antraštę.

Paieška - Patikslinti

Atlikus paiešką, ją galite Patikslinti, t.y. koreguoti paieškoje naudotus duomenis. Paspaudus Patikslinti. Paspaudus Patikslinti atsidarys naujas paieškos langas, kuriame galite suvesti naujus tikslinamus paieškos kriterijus.

Paieška - Ieškoti šiuose

Paspaudus Ieškoti šiuose atsidarys naujas paieškos langas, kuriame galite suvesti papildomus paieškos kriterijus.

Paieška - Išsaugoti greitajame meniu

Galite išsaugoti savo paiešką, tuo atveju, jeigu norėtumėte ja pasinaudoti ateityje. Paspauskite Išsaugoti greitajame meniu. Išsaugota paieška atsiras Greitasis meniu skiltyje.

Paieška - Išplėstinė paieška

Galime naudoti ir detalesnę paieškos funkciją, pasirinkus Išplėstinė paieška. Detalesnėje dokumento paieškos funkcijoje, galime ieškoti pagal:
  • Numerį
  • Registrą
  • Antraštę
  • Pastabas
  • Prisegtas laikmenas
  • Dokumento datą, numerį
  • Atlikimo rezultatus
  • Pratęsimo priežastis
  • Grąžinimo priežastis
Pasirinkus Tik mano dalinio dokumentuose funkciją, sistema paiešką atlieka tik tame dalinyje, kuriam yra priskirtas vartotojas. Taipogi galima pasirinkti Tik su manim susiję dokumentai funkciją. Taip pat galite ieškoti pagal šiuos kriterijus:
  • Siuntėją
  • Gavėją
  • Registratorių
  • Rengėją
  • Rengėjo dalinį
  • Kontrolierių
  • Kas pasirašė
  • Kas vizavo
  • Kas susipažinę
  • Būseną
  • Dabar vėluojama būseną
  • Yra arba buvo vėluojama
  • Senesnius nei 30 dienų
  • El. parašu pasirašytus dokumentus
  • Kontrolę
  • Sukūrimo data (nuo-iki)
  • Registravimo datą (nuo-iki)
  • Terminą (nuo-iki)
  • Pratęsimo data (nuo-iki)

Paieška - Paieškos istorija

Paspaudę Paieškos istorija, galite peržiūrėti kokių dokumentų seniau ieškojote. 
Dažnai nutinka, jog vartotojai nemato dokumentų per klaidą, t.y tokie vartotojai nebūna prisijungę prie įmonės paskyros, tačiau patenka į „Mano Integrra “paskyrą. Jeigu nematote dokumentų, būtinai pasitikrinkite ar per klaidą nesate prisijungę prie „Mano Integrra“ paskyros. Apačioje pateikiamas vaizdas, kuriame matome, kad yra prisijungta prie mano Integrra. Jeigu norite vėl matyti savo įmonės dokumentus, tiesiog paspauskite jos pavadinimą.
Esate teisingai prisijungę prie jūsų įmonės paskyros, tačiau vis tiek nematote dokumentų, kuriuos norėtumėte matyti? Dažnai pasitaikantis klausimas, su kuriuo susiduria klientai. Atsakymas gan paprastas - būtinai patikrinkite ar paprašykite jog administruojantis kolega tai padarytų, ar registruose, kuriuose yra reikiami dokumentai, jūs esate pridėti prie šių punktų:
  • Asmenys, daliniai matantys registrą;
  • Asmenys, daliniai vykdantys paiešką registre.
Jeigu jūs nesate pridėti prie pirmojo punkto tariamame registre – negalėsite kurti ar registruoti dokumentų. Prie antrojo punkto – negalėsite matyti jokių dokumentų tariamame registre.
Kartais nutinka, jog pamirštate savo Integrra paskyros slaptažodį. Tai išspręsti labai paprasta. Norint sukurti naują slaptažodį prašome pasinaudoti informacija, kuri yra pateikta apačioje.
  1. Paspauskite „Prisijungti“ mygtuką.
  2. Laiške paspauskite mygtuką „Pamiršau slaptažodį“. Tai padarę, galėsite sukurti naują slaptažodį bei prisijungti prie sistemos
  3. Atsidariusiame lange įveskite jūsų el.paštą, su kuriuos prisijungiate prie Integrra sistemos.
  4. Atlikę šiuos veiksmus, 5 minučių bėgyje gausite naują el.laišką, atsidarykite laišką
  5. Laiške paspauskite mygtuką „Siųsti“. Tai padarę, galėsite sukurti naują slaptažodį bei prisijungti prie sistemos.
Visada rekomenduojame naudotis naujausiomis Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera ar Edge naršyklėmis. Rekomenduojame nesinaudoti Internet Explorer, kadangi dauguma sistemos funkcijų gali neveikti. Norint išvengti sistemos trikdžių ar problemų, patartina naudoti naršyklėse atsidarius tik vieną Integrra langą. Jeigu jaučiate sistemos sulėtėjimą rekomenduojame pasitikrinti savo interneto greitaveiką šiuo adresu https://www.speedtest.net/ . Atsidariusiame lange paspauskite „GO“ ir palaukite, kol greičio testas pabaigs darbą. Jeigu greitaveiką atitinka jūsų interneto planą ir jaučiate sistemos sulėtėjimą, galite parašyti mums į pagalba@idamas.lt